Rangkuman Pengantar Ilmu Administrasi Bab 1 (Ulbert Silalahi)

Wendy Burhannurdin
170210110065
Ditulis untuk memenuhi tugas Pengantar Ilmu Administrasi
Sumber: Ulbert Silalahi.2008. Studi Tentang Ilmu Administrasi. Bandung: Sinar Baru Algesindo

BAB 1 HAKIKAT KONSEP ADMINISTRASI

Administrasi Dalam Arti Sempit
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tatausaha (clerical work, office work). Kegiatan tatausaha dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu:
1. Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
2. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.
3. Pengarsipan (filing), yaitu suatu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

Administrasi Dalam Arti Luas
Sesungguhnya istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang hingga tercapai tujuan yang diinginkan. Kerja sama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang secara bersama-sama, teratur dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama. Adapun ilmu yang mempelajari fenomena kerja sama yang bersifat kooperatif dan terorganisasi untuk mencapai tujuan adalah ilmu administrasi.

Tidak semua kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang disebut administrasi. Adakalanya terdapat sekelompok orang yang ingin mencapai tujuan, tetapi kegiatannya tidak berdasarkan kerja sama yang teratur, tidak dapat disebut administrasi. Sebaliknya sekelompok orang yang melakukan kerja sama untuk mencapai tujuan, tetapi kelompok orang, pembagian tugas serta tujuan yang akan dicapai dan cara utnuk mencapai tujuan tidak tersusun secara sistematis juga tidak dapat disebut sebagai administrasi. Yang dapat dikategorikan sebagai administrasi adalah kerja sama yang diorganisasi atau kerja sama keorganisasian (organizational cooperation). Berdasarkan uraian di atas dapat dirinci beberapa ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu:
1. Sekelompok orang; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan lebih dari satu orang.
2. Kerja sama; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama.
3. Pembagian tugas; artinya kegiatan administrasi bukan sekadar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5. Tujuan; artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai memlalui kegiatan kerja sama.

Jika disederhanakan, maka ciri pokok untuk dapat disebut sebagai administrasi , adalah;
1. Kerja sama dilakukan oleh sekelompok orang.
2. Kerja sama dilakukan berdasarkan pembagian kerja secara terstruktur.
3. Kerja sama dimaksudkan untuk mencapai tujuan.
4. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan sumberdaya-sumberdaya.

Dengan demikian dapat dirumuskan suatu batasan tentang administrasi yaitu kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Kerja Sama
Menurut Gibson, dkk (1983), kelompok kerja sama formal dan informal dibentuk karena beberapa alasan::
1. Pemuasan kebutuhan (the satisfaction of needs)
2. Kedekatan dan daya tarik (proximity and attraction)
3. Tujuan kelompok (group goals)
4. Alasan ekonomi (economic reasons)
Juga dijumpai beberapa teori tentang terbentuknya kelompok, yaitu:
1. Teori tukar menukar (exchange theory of attraction)
Teori ini diperkenalkan oleh Thibaut dan Kelley pada tahun 1959 , yang melihat individu melakukan interaksi dan membentuk kelompok melalui proses tukar-menukar oleh adanya daya tarik antara imbalan (reward) dan biaya (cost).
2. Teori kesamaan sikap (theory of similar attitude)
Teori ini dikemukakan oleh Newcomb tahun 1961 dan melihat individu atau seseorang cenderung tertarik kepada orang lain dan membentuk kelompok karena dianggap mempunyai sikap yang sama dengannya.
3. Prinsip saling melengkapi (the principle of complementary)
Teori ini pertama kali diungkapkan oleh Winch (1958), dimana teori ini menganggap, bahwa daya tarik untuk berinteraksi dan membentuk kelompok ditentukan oleh prinsip saling melengkapi.

Gibson dkk . (1983:208), mengemukakan pengembangan kelompok melalui empat tahapan, yaitu:
1. Saling menerima.
2. Berkomunikasi dan mengambil keputusan.
3. Motivasi dan produktivitas.
4. Pengendalian dan organisasi.

Pembagian Kerja
Luther Gullick mengemukakan beberapa alasan mengapa pembagian kerja penting dalam suatu kerja sama organisasional (Sutarto, 1983), yaitu:
1. Karena orang berbeda dalam pembawaan, kemampuan, serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi.
2. Karena orang yang sama tidak dapatberada di dua tempat pada saat yang sama.
3. Karena seorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama.
4. Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga seorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin mengetahui lebih banyak kecuali sebagian kecil daripadanya.

Tujuan
Tujuan atau sasaran yang ingin dicapai oleh kelompok kerja sama atau organisasi, dapat ditetapkan oleh:
1. Seorang. Ini terjadi dalam bentuk kerja sama yang dalam pelaksanaan pencapaian tujuan dimonopoli oleh orang tertentu, misalnya bentuk kerja sama berupa home industry.
2. Beberapa orang. Ini dapat terjadi dalam suatu organisasi yang dalam strukturnya telah ditentukan pembagian kerja.
3. Semua anggota. Keadaan ini dapat terjadi apabila anggota kelompok hanya terdiri atas beberapa anggota sehingga memungkinkan semua anggota dapat ikut serta dalam menentukan tujuan.
4. Pihak luar. Ini terjadi apabila pimpinan merasa perlu mendapat bantuan dari pihak ;luar yang dianggap ahli dalam merumuskan tujuan yang akan dicapai.

Pentingnya Studi Administrasi
Pentingnya studi dan peranan administrasi disebabkan:
1. Dalam kehidupan masyarakat modern terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian.
2. Pola kehidupan keorganisasian ini berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berpikir serta bekerja secara rasional.
3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi modern.
4. Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk menghasilkan keefektifan dan keefisienan pencapaian tujuan.
5. Berpikir dan bekerja secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektivitas memerlukan administrasi. (adaptasi dari Prajudi Atmosudirjo, 1980).

About these ads

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s